Sistema de RH para pequenas empresas: O que conferir antes de contratar

Primeiro, separe RH, folha e ponto:

A confusão mais cara na compra de um sistema de RH é achar que ele resolve tudo o que envolve pessoas. São três coisas diferentes, e numa empresa pequena elas costumam estar com pessoas diferentes:

• Gestão de RH: cadastro, admissão, contrato, documentos, férias, pedidos, vagas e avaliações. É a pasta de cada pessoa.
• Folha de pagamento e eSocial: cálculo de salário, encargos, rescisão e envio ao governo. Quase sempre fica com o contador.
• Ponto: a marcação da jornada, com o banco de horas e as regras próprias da Portaria 671.

O TexRH é a primeira coisa. Ele não faz folha nem eSocial, e entrega ao contador o fechamento do mês pronto. O ponto é o TexPonto, outro sistema da família Tex. Saber isso antes evita a demonstração em que a pessoa descobre, no fim, que o que ela queria era outro produto.

Admissão: Quanto do trabalho fica com a própria pessoa:

Na empresa pequena, a admissão é onde o tempo some: Pedir documento por documento, digitar a ficha, conferir CPF, cobrar o exame. Pergunte na demonstração quem preenche a ficha e como os documentos chegam.

No TexRH, o RH gera um link da ficha que vale por sete dias. A pessoa preenche no celular, sem criar conta, e anexa os documentos em foto ou PDF. Tudo chega cifrado e nada entra sozinho: O RH confere os campos destacados e salva. A ficha mostra um checklist do que falta, como RG, comprovante de endereço, carteira de trabalho e exame admissional antes do primeiro dia.

A empresa que usa a ficha de registro do contador ou do sindicato liga esse modelo em Configurações, e a ficha sai pronta para imprimir e assinar no formato do formulário.

Contrato e documentos: O que sai pronto e o que fica guardado:

Sistema de RH que só guarda PDF é um disco virtual caro. Confira se ele gera o contrato a partir da ficha e se recusa o contrato quando falta dado.

O TexRH gera o contrato CLT pela ficha, com modelo por função, experiência e prazo determinado, e também o contrato de aprendizagem e o termo de estágio, cada um com as próprias regras. Antes de gerar, ele mostra o que falta e bloqueia o salário abaixo do mínimo proporcional à jornada. A assinatura é eletrônica, com IP, aparelho e horário, e código de verificação público.

Os documentos ficam na ficha, com data de validade quando ela existe, e são guardados cifrados com AES-256-GCM, com a chave fora do banco de dados. Todo dia às sete da manhã a administração e o RH recebem por e-mail o que vence em até 60 dias, a experiência que termina em até 15 e as férias perto da dobra. Dia sem pendência não gera e-mail.

Quem vê o quê: Os perfis de acesso:

Na empresa pequena todo mundo se conhece, e é justamente por isso que salário e atestado precisam de porta. Pergunte quais perfis o sistema tem e o que cada um vê.

• Administração e RH: veem a empresa inteira, decidem os pedidos e abrem documentos de saúde.
• Gestão de equipe: acompanha a própria equipe, sem salário e sem atestado.
• Colaboração: vê só o que é seu: Documentos, via do contrato, pedidos e avaliações.
• Supervisão: só leitura; qualquer tentativa de alteração é barrada no servidor.
• Contabilidade: o painel, os relatórios, os documentos e o fechamento do mês, e nada além.

O acesso do contador é o detalhe que mais economiza tempo: Ele baixa o fechamento sozinho, sem o RH precisar exportar planilha e mandar por e-mail.

Segurança e LGPD sem departamento de TI:

A empresa pequena não tem quem cuide de servidor, então a segurança precisa vir de fábrica. No TexRH, a conta de administração entra com segundo fator obrigatório, por aplicativo autenticador. A sessão se encerra depois de 60 minutos sem uso, e os dados de cada empresa ficam isolados dos das demais.

Cada alteração fica na trilha de auditoria, com quem fez e quando, e a trilha só aceita inserção. A empresa pode exigir que cada pessoa aceite um termo de responsabilidade, com nome e CPF, antes de usar o sistema.

Na LGPD, a pessoa baixa a cópia dos próprios dados e pede exclusão pelo perfil. Quando a administração atende, o sistema apaga o que pode e devolve a lista do que fica por obrigação legal, como contrato assinado e exames ocupacionais, para ir junto na resposta.

Preço, implantação e o que o TexRH não faz:

O TexRH é cobrado por mensalidade, com valor por empresa conforme o número de colaboradores, e todos os usuários entram no mesmo plano. O site não publica tabela porque o valor depende do tamanho da equipe: A proposta sai depois da conversa.

A implantação começa por uma demonstração com dados de exemplo. Depois a empresa preenche a própria ficha, informa setores e responsáveis, e a equipe recebe o convite por e-mail para criar a senha. Funciona no navegador do computador e do celular, sem instalar nada.

• Não faz folha de pagamento nem envia o eSocial. O contador recebe o fechamento do mês em CSV ou para impressão.
• Não registra ponto. Para isso existe o TexPonto.
• Não substitui o advogado. Os modelos de contrato seguem a CLT, e caso fora do comum pede orientação.

Para ver as rotinas uma a uma, leia as rotinas e os prazos do departamento pessoal e o canal de denúncia com anonimato de verdade.