Documentos para admissão de funcionário: o que pedir, e o que não se pode exigir

A lista que resolve a maioria das admissões:

Para um vínculo comum pela CLT, esta é a lista que fecha a contratação:

• RG e CPF: identificação da pessoa. Vale o documento com foto que traga os dois.
• Comprovante de endereço: conta recente em nome da pessoa ou declaração de residência.
• CTPS ou número do PIS: é o que liga a pessoa ao registro do vínculo.
• Exame admissional: o ASO, feito antes do primeiro dia de trabalho e pago pela empresa.
• Conta bancária ou chave Pix: para o pagamento do salário.
• Contrato de trabalho assinado: o documento que registra as condições combinadas.
• Dados complementares da ficha: data de nascimento, nacionalidade, estado civil, escolaridade, endereço completo, contato de emergência, função, salário, jornada de trabalho e benefícios.

Essa é a mesma lista que o TexRH cobra no checklist de admissão, e a ordem importa: o exame precisa estar pronto antes do primeiro dia, enquanto o contrato pode ser assinado no próprio dia da entrada.

O que a empresa não pode exigir:

Esta parte raramente aparece nas listas que circulam, e é a que gera processo.

Certidão de antecedentes criminais: a exigência indiscriminada é tratada como discriminatória. O Tribunal Superior do Trabalho só admite a consulta quando a natureza da função justifica, como em cargos de manuseio de valores ou de cuidado direto de pessoas, e fora disso a cobrança pode gerar dano moral. Por isso a certidão de antecedentes não existe no checklist do TexRH: não é esquecimento, é decisão.

Atestado de gravidez e comprovante de esterilização: proibidos pela Lei 9.029/1995, que também veda qualquer prática discriminatória para admissão ou permanência no emprego por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional ou idade.

Teste de HIV e exames não previstos no PCMSO: o exame ocupacional investiga aptidão para a função, e não condições de saúde em geral.

Consulta a cadastro de inadimplentes: situação financeira não diz nada sobre a aptidão da pessoa, salvo função específica que a justifique.

A regra prática é simples: só peça o que a lei manda guardar, o que o contrato precisa conter ou o que a função exige por norma. Tudo o mais aumenta o risco sem resolver nada.

Documentos que entram só em alguns casos:

Fora da lista básica, há papéis que dependem da situação:

• Certidão de casamento e de nascimento dos filhos: quando a empresa precisa delas para salário-família, dependentes do imposto de renda ou benefícios internos.
• Título de eleitor: algumas empresas ainda pedem, e no TexRH ele é opcional, ligado pela própria empresa quando faz sentido.
• CNH com categoria e validade: obrigatória quando a função é de motorista, inclusive para o contrato, que tem um anexo próprio pela Lei 13.103/2015.
• Registro no conselho profissional: para funções regulamentadas, como as da área de saúde.
• Comprovante de escolaridade ou certificado: quando a função exige formação específica.
• Documentos de dependentes para vale-transporte e plano: conforme o benefício oferecido.

No TexRH, título de eleitor e certidões aparecem no checklist apenas quando a empresa liga a exigência. Quem não liga não vê o item, e a contagem da admissão não fica eternamente incompleta por causa de um papel que ninguém pretende pedir.

Os prazos que acompanham a documentação:

Reunir os papéis é metade do trabalho. A outra metade é o calendário:

• Exame admissional: antes do início das atividades, por conta da empresa (art. 168 da CLT e NR-7). Veja o que a NR-7 exige no exame admissional.
• Anotação do contrato: a empresa tem cinco dias úteis para registrar o vínculo, contados da apresentação da carteira de trabalho (art. 29 da CLT).
• Contrato de experiência: no máximo 90 dias, com uma única prorrogação dentro desse total (arts. 445 e 451 da CLT).
• Vale-transporte: depende da declaração da pessoa sobre o trajeto, e a recusa também precisa ficar registrada.

Prazo que ninguém escreve em lugar nenhum é prazo que vai ser perdido. É por isso que a admissão funciona melhor como lista com data do que como combinado verbal entre quem contrata e quem cuida da documentação.

Como o TexRH cobra a lista, sem planilha:

No topo da ficha de cada pessoa aparece a faixa "Admissão: 5 de 7", com a lista do que ainda falta. A contagem não é digitada: ela cruza os arquivos já enviados, os campos preenchidos na ficha e a existência de um contrato assinado. Quando tudo fecha, a faixa muda para "Completa" e para de pedir.

Cada item pendente traz uma dica curta do que fazer e, quando o item é um arquivo, um botão que abre o envio já com o tipo certo selecionado. Os tipos cobrem RG, CPF, comprovante de endereço, contrato, holerite, férias, rescisão, atestado, exame admissional, exame periódico, exame de desligamento, certificado e um campo livre para o que não se encaixa.

No envio, o documento pode receber data de validade, e a tela de documentos passa a mostrar o que vence nos próximos 60 dias, o que já expirou e o que está sem validade. Todo dia às sete da manhã, a administração e o RH recebem um e-mail com o que vence em até 30 dias e o que já venceu.

A ficha pelo WhatsApp, e o candidato que vira colaborador:

A parte mais lenta da admissão raramente é o arquivo: é digitar a ficha. O TexRH resolve isso de dois jeitos, e nenhum deles inventa integração que não existe.

Ficha pelo WhatsApp: o sistema monta o texto da ficha, a empresa copia e manda pelo WhatsApp que já usa. A pessoa responde do jeito dela, com negrito, marcadores, rótulo e valor na mesma linha ou na linha de baixo. A empresa cola a resposta de volta no TexRH e o leitor separa cada campo, normaliza data, CPF, estado e banco, e preenche a tela. O leitor nunca grava sozinho: quem confere e salva é a pessoa do RH, com os valores à vista.

Do currículo para a ficha: quando uma candidatura chega à etapa de contratação, a tela do candidato oferece "Cadastrar como colaborador". O formulário abre com nome, sexo, e-mail, telefone, CPF e data de nascimento já trazidos do currículo, e ao salvar o currículo fica ligado àquela ficha. O resto da ficha continua sendo preenchido, mas ninguém redigita o que já estava lá.

Onde os documentos ficam, e quem consegue abrir:

Documento de admissão é um dos conjuntos mais sensíveis que uma empresa pequena guarda: tem CPF, endereço, dados bancários e exame ocupacional, que a LGPD classifica como dado pessoal sensível (art. 5º, inciso II, e art. 11).

No TexRH, os arquivos ficam fora de área pública: não existe link que funcione para quem não está logado na empresa dona do documento. O envio aceita PDF, imagem, Word e Excel, com validação de tipo e de tamanho. Cada empresa enxerga apenas os próprios dados, e cada alteração fica na trilha de auditoria, com quem fez e quando.

Antes de usar o sistema, cada pessoa aceita um termo de responsabilidade confirmando nome completo e CPF, e o texto exato do termo aceito fica gravado. A pessoa cadastrada também baixa uma cópia dos próprios dados e pede exclusão pelo "Meu perfil", e a empresa responde na tela de pedidos de dados, com o prazo de 15 dias da LGPD à vista.

O que o TexRH não faz nesta parte:

O TexRH não transmite eventos ao eSocial e não faz a anotação da carteira de trabalho: isso continua com a contabilidade ou com o sistema de folha. O campo de CBO existe na ficha justamente porque o eSocial vai pedi-lo do outro lado.

O TexRH também não faz folha de pagamento e não registra ponto. A contabilidade recebe o fechamento do mês em planilha, com admissões, desligamentos, férias e afastamentos aprovados e mudanças de salário e função, e o registro de jornada é o TexPonto, o ponto eletrônico da família Tex.

O que ele faz é a pasta: reunir, cobrar, guardar e avisar. Para entender a rotina em volta disso, veja o que o departamento pessoal faz mês a mês.