Departamento pessoal em empresa pequena: a rotina do mês, na ordem

O que é o departamento pessoal:

O departamento pessoal cuida da relação formal entre a empresa e quem trabalha nela. É a área do vínculo: admissão, registro, contrato, jornada, férias, afastamentos, benefícios, folha de pagamento, encargos e desligamento. Tudo o que ela faz tem prazo, base legal e consequência quando não é feito.

Em empresa grande isso é um setor com várias pessoas. Em empresa de 10 a 300, costuma ser uma pessoa só, do administrativo ou do financeiro, que cuida disso junto com outras três coisas, apoiada por uma contabilidade externa. Essa configuração funciona, mas tem um ponto fraco conhecido: o conhecimento fica na cabeça de quem faz, e a memória do que falta fica numa planilha que só aquela pessoa entende.

O trabalho do departamento pessoal não é difícil. Ele é detalhado, repetitivo e cheio de datas, que é exatamente o tipo de coisa que humano erra e sistema não.

Departamento pessoal e RH: onde um termina e o outro começa:

As duas expressões são usadas como sinônimo, e não são. A separação prática é esta:

• Departamento pessoal: cuida da obrigação. Registro do vínculo, contrato, documentos, jornada, férias, folha, encargos, rescisão. O critério de sucesso é estar correto e dentro do prazo.
• Recursos humanos: cuida das pessoas. Recrutamento, seleção, integração, avaliação de desempenho, desenvolvimento, clima, retenção. O critério de sucesso é a equipe ficar e render.

Na prática, numa empresa pequena, as duas pastas estão na mesma mesa, e isso não é um defeito: é a realidade da maioria. O que atrapalha é usar ferramentas diferentes e desconectadas para cada metade, porque a mesma pessoa aparece duas vezes, com dados que divergem no primeiro mês.

O TexRH foi construído em cima dessa realidade: a ficha é uma só, e dela saem o contrato, o checklist da admissão, os documentos, as férias, as solicitações, as vagas e a avaliação de desempenho.

A rotina do mês, na ordem:

A rotina de um departamento pessoal pequeno cabe em seis blocos, e é quase sempre a mesma:

1. Admissões: reunir documentos, garantir o exame admissional antes do primeiro dia, gerar e assinar o contrato, registrar o vínculo.
2. Movimentações: mudanças de função, de salário, de setor e de jornada, cada uma com a data em que passou a valer.
3. Afastamentos e solicitações: férias, atestados, folgas, horas extras, trabalho remoto e pedidos de desligamento, com aprovação registrada.
4. Controle de prazos: contratos de experiência que vencem, períodos de férias que estão para fechar, exames e documentos a vencer.
5. Fechamento para a contabilidade: entregar, em data combinada, tudo o que mexe na folha do mês.
6. Desligamentos: registrar data e motivo, providenciar o exame de desligamento e organizar a documentação final.

Repare que cinco dos seis blocos são, no fundo, a mesma atividade: lembrar de uma data. É por isso que planilha funciona no começo e para de funcionar por volta das trinta pessoas, quando o número de datas passa do que alguém consegue conferir manualmente toda semana.

Os prazos que não se negociam:

Esta é a lista que vale imprimir e deixar à vista:

• Exame admissional: antes do início das atividades, por conta da empresa (art. 168 da CLT e NR-7).
• Anotação do contrato: cinco dias úteis contados da apresentação da carteira de trabalho (art. 29 da CLT).
• Contrato de experiência: no máximo 90 dias no total, com uma única prorrogação (arts. 445 e 451 da CLT).
• Férias, aviso: a concessão é comunicada por escrito com pelo menos 30 dias de antecedência (art. 135 da CLT).
• Férias, pagamento: até dois dias antes do início do descanso (art. 145 da CLT).
• Férias, período de concessão: a cada 12 meses trabalhados nasce o direito a 30 dias, e eles precisam começar dentro dos 12 meses seguintes (arts. 130 e 134 da CLT). Passado esse prazo com saldo, o pagamento é em dobro (art. 137).
• Salário: até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido (art. 459 da CLT).

O prazo mais esquecido da lista é o período de concessão das férias, porque ele vence em silêncio: ninguém reclama, nada trava, e a conta só aparece na rescisão, dobrada.

O que o TexRH cobre do departamento pessoal:

O TexRH cuida da pasta de cada pessoa e dos prazos em volta dela:

• Ficha completa: dados pessoais, documentos, residência, contato de emergência, vínculo e contrato, adicionais e benefícios, dados bancários e, quando é o caso, dados de motorista.
• Checklist da admissão: a contagem do que falta, cruzando arquivos enviados, campos da ficha e contrato assinado. Veja a lista de documentos para admissão de funcionário.
• Contrato de trabalho: gerado da ficha, com modelo por função e assinatura eletrônica com trilha. Veja como funciona o contrato de trabalho CLT no sistema.
• Documentos com validade: com as visões do que vence em 60 dias, do que expirou e do que está sem validade.
• Férias calculadas da data de admissão: período aquisitivo, saldo, fim do período de concessão e o aviso de que a partir dali o pagamento é em dobro. O cálculo vale para vínculo CLT; para estágio e trabalho temporário, a tela explica a regra diferente em vez de repetir a da CLT. Como o TexRH não registra faltas, o direito considerado é sempre de 30 dias por período: quem cai na redução do art. 130 por faltas injustificadas ajusta à mão.
• Solicitações com aprovação: férias, afastamento, desligamento, folga, trabalho remoto, horas extras, atestado e outros, com quem pediu, quem decidiu e quando.
• Vagas e candidaturas: quadro por etapa, da triagem à contratação, e a pessoa contratada vira ficha sem redigitar os dados do currículo.
• Trilha de auditoria: cada alteração registra quem fez e quando.

E todo dia às sete da manhã sai um e-mail para a administração e para o RH com cinco listas: documentos vencendo em até 30 dias e vencidos, solicitações pendentes há mais de dois dias, contratos de experiência terminando em até 15 dias, férias com o período de concessão acabando em até 60 dias ou já vencido, e candidaturas que entraram em triagem no dia. Quando não há nada em nenhuma das cinco, o e-mail não é enviado.

O que o TexRH não faz: folha de pagamento e ponto:

Esta seção existe porque metade de quem procura por departamento pessoal está procurando folha, e seria fácil deixar a dúvida no ar até a demonstração.

O TexRH não faz folha de pagamento. Ele não calcula salário, não calcula desconto, não gera holerite, não apura encargo e não emite guia. A folha continua com a contabilidade ou com o sistema de folha que a empresa já usa.

O TexRH não registra ponto. Não há marcação, não há espelho de ponto, não há banco de horas e não há apuração de hora extra. O registro de jornada é o TexPonto, o ponto eletrônico da família Tex.

O TexRH não transmite nada ao eSocial e não faz a anotação da carteira de trabalho. O campo de CBO existe na ficha porque quem transmite vai precisar dele, não porque o TexRH transmita.

O TexRH não calcula rescisão. O desligamento é registrado com data e motivo, e entra no fechamento do mês; a conta da rescisão é feita por quem faz a folha.

A divisão é essa: o TexRH guarda e organiza o cadastro, os documentos, o contrato e os prazos; quem calcula dinheiro é a folha; quem conta hora é o ponto.

O fechamento do mês para a contabilidade:

A conversa mensal com a contabilidade costuma ser a pior hora do departamento pessoal: alguém precisa lembrar de tudo o que aconteceu e mandar por mensagem, e o que foi esquecido só aparece no mês seguinte.

No TexRH, essa lista é montada pelo sistema. O fechamento de um mês traz as admissões, com nome, CPF, PIS, CTPS, data de admissão, salário, função, CBO e jornada; os desligamentos, com data e motivo; as férias e os afastamentos aprovados no período; e as alterações de salário e de função, tiradas da trilha de auditoria. Sai em planilha ou numa versão pronta para imprimir ou salvar em PDF.

O valor disso não é a planilha: é a lista ter sido montada por quem registrou cada fato, no dia em que ele aconteceu, em vez de reconstruída de memória no dia 30.

Quem vê o quê:

Pasta de pessoal tem salário, CPF, endereço, dados bancários e exame ocupacional. Quem olha precisa ser decisão, não acaso. O TexRH trabalha com quatro perfis dentro da empresa:

• Administração: enxerga tudo da empresa e configura o sistema.
• Analista de RH: cuida das fichas, dos documentos, dos contratos, das solicitações e das vagas.
• Gestão: acompanha a equipe e avalia, com acesso restrito ao que lhe cabe.
• Colaboração: vê os próprios documentos, as próprias avaliações e faz as próprias solicitações.

Antes do primeiro uso, cada pessoa aceita um termo de responsabilidade confirmando nome completo e CPF, e o texto exato aceito fica gravado. Os dados de cada empresa cliente ficam isolados dos das demais, e cada alteração entra na trilha de auditoria com autor e data.