Exame admissional: o que a lei exige antes do primeiro dia de trabalho

O que é o exame admissional:

O exame admissional é a avaliação médica ocupacional feita antes de a pessoa assumir a função. Ele não responde se a pessoa é saudável: responde se ela está apta para aquela função, diante dos riscos daquele posto de trabalho. Por isso o mesmo candidato pode estar apto para uma vaga administrativa e precisar de exame complementar para uma vaga de motorista.

Quem conduz é médico do trabalho, dentro do PCMSO da empresa, o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional previsto na NR-7. O resultado sai num documento chamado ASO, o Atestado de Saúde Ocupacional. Quem procura por "ASO admissional" e quem procura por "atestado admissional" está procurando o mesmo papel.

A base legal é curta e direta. O art. 168 da CLT abre dizendo que "será obrigatório exame médico, por conta do empregador". A NR-7 detalha quando cada exame acontece e o que o ASO precisa trazer.

Quem paga e qual é o prazo:

Paga a empresa. A expressão "por conta do empregador" está no próprio caput do art. 168 da CLT, e não há exceção por porte, por regime tributário nem por tipo de vaga. Cobrar da pessoa, descontar do primeiro salário ou condicionar a contratação a ela pagar o exame é irregular.

O prazo é antes do início das atividades. Na prática: o exame é feito antes do primeiro dia de trabalho, e não na primeira semana. É também o que o TexRH escreve na dica do checklist de admissão, para ninguém inverter a ordem.

Isso tem consequência no calendário da contratação. Se a vaga fecha numa sexta e a pessoa começa na segunda, o exame precisa caber nesse intervalo. Empresa que programa a admissão sem reservar esse dia costuma começar o vínculo já em falta, e é um dos motivos pelos quais vale tratar a admissão como uma lista com datas, e não como uma conversa.

O que o ASO precisa trazer:

O ASO é o documento que prova o exame. Ele traz o nome da pessoa, a função, os riscos ocupacionais a que ela fica exposta, os exames clínicos e complementares realizados com a data de cada um, a conclusão sobre a aptidão e a identificação do médico examinador, com o registro no conselho. Uma via é da pessoa examinada.

O que o ASO não traz é diagnóstico. Ele diz apto ou inapto para a função, e para. Condição de saúde é dado pessoal sensível na LGPD (art. 5º, inciso II, e art. 11), e o setor de pessoal não precisa dela para registrar a admissão. O termo de responsabilidade que o TexRH pede a cada usuária e usuário trata exame admissional, periódico e demissional exatamente assim: informação confidencial e sensível.

Guardar o ASO importa tanto quanto fazer o exame. É ele que a fiscalização pede, e é ele que sustenta a empresa numa discussão sobre o estado de saúde no início do vínculo.

Admissional, periódico, de retorno, de mudança de risco e demissional:

O admissional é o primeiro de uma série. A NR-7 prevê cinco momentos de exame ocupacional, e eles seguem a vida do contrato:

• Admissional: antes de a pessoa assumir as atividades.
• Periódico: na periodicidade que o PCMSO definir. O intervalo mais comum é de um ano, e é por isso que o TexRH assume doze meses quando ninguém digita a validade.
• De retorno ao trabalho: quando a pessoa volta de afastamento por doença, acidente ou parto.
• De mudança de riscos ocupacionais: quando ela muda de função ou de posto e passa a enfrentar riscos diferentes.
• Demissional: no encerramento do contrato, dispensável quando o exame clínico ocupacional mais recente ainda está dentro do prazo que a norma fixa para o grau de risco da atividade.

Na busca, esses exames aparecem separados: "exame periódico" soma 18.100 consultas por mês, e "exame demissional" tem procura própria. No dia a dia da empresa eles são o mesmo problema: um documento com data, que vence, e que alguém precisa lembrar de refazer.

O que acontece quando a empresa admite sem o exame:

O primeiro efeito é a autuação. Admitir sem exame admissional é infração à NR-7 e ao art. 168 da CLT, e rende multa na fiscalização do trabalho, com valor agravado pela reincidência e pelo número de pessoas atingidas.

O segundo efeito é mais caro e aparece depois. Sem o ASO de admissão, a empresa fica sem registro do estado de saúde da pessoa no começo do contrato. Se surgir discussão sobre doença relacionada ao trabalho, a defesa perde o único documento que mostrava o ponto de partida. O mesmo vale para o exame periódico que ninguém refez: a lacuna no meio da série enfraquece tudo o que veio antes.

O terceiro é silencioso: documento vencido não avisa. A pasta continua parecendo completa, e ninguém percebe até a auditoria, o acidente ou a rescisão.

Como o exame admissional entra no TexRH:

No TexRH, o exame admissional é um item do checklist da admissão, que fica no topo da ficha de cada colaboradora e colaborador com a contagem "Admissão: 5 de 7". A lista cruza três fontes: os arquivos enviados, os dados da ficha e o contrato assinado. Os itens são RG, CPF, comprovante de endereço, CTPS ou PIS, exame admissional (ASO), conta bancária ou chave Pix, e contrato assinado. Título de eleitor e certidões entram só quando a empresa liga a exigência.

Ao lado do item que falta há um botão que abre o envio já no tipo certo de documento, sem a pessoa do RH ter que escolher numa lista. O detalhe da NR-7 vai escrito na própria dica: "Deve ser feito antes do primeiro dia de trabalho".

No envio, o documento recebe uma data de validade. Quando o tipo é exame admissional ou periódico e ninguém digita a data, o sistema grava doze meses, porque é a periodicidade mais comum do PCMSO. Quem tem outro prazo no programa digita a data certa.

A partir daí o documento passa a ser cobrado sozinho. A tela de documentos tem as visões "Vencendo em 60 dias", "Expirados" e "Sem validade", com filtro por tipo e busca pelo nome da pessoa ou do arquivo. E todo dia às sete da manhã sai um e-mail para a administração e para o RH com os documentos que vencem nos próximos 30 dias e os que já venceram. No dia em que não há nada a dizer, o e-mail não sai: aviso que chega vazio todo dia é treinado a ser ignorado.

O arquivo em si fica fora de área pública. Só quem está logado na empresa consegue baixar, o envio aceita PDF, imagem, Word e Excel, e passa por validação de tipo e de tamanho.

O que o TexRH não faz nesta parte:

Vale dizer com todas as letras, porque página de vendas costuma omitir isto. O TexRH não agenda a clínica, não emite o ASO e não substitui o PCMSO. O exame é ato médico e o programa é responsabilidade do médico do trabalho e da clínica de medicina ocupacional que a empresa contrata.

O TexRH também não faz folha de pagamento e não registra ponto. A folha continua com a contabilidade, que recebe o fechamento do mês pronto, e o registro de jornada é o TexPonto, o ponto eletrônico da mesma família.

O que o TexRH faz é a parte que normalmente mora numa planilha e numa pasta de rede: guardar o documento ligado à pessoa, mostrar o que falta para a admissão fechar e avisar antes de vencer. Se você está montando a lista inteira da contratação, a página sobre documentos para admissão de funcionário mostra o que pedir e o que não se pode exigir.