Ficha de registro de empregado: Campos, documentos e a versão para assinar

O que diz a lei sobre o registro do empregado:

O art. 41 da CLT obriga o registro de todo empregado, desde o primeiro dia, e permite que ele seja feito em livro, em ficha ou em sistema eletrônico. O parágrafo único do mesmo artigo pede a qualificação civil e profissional da pessoa e os dados da admissão, da duração do trabalho, das férias, dos acidentes e de tudo o que interessa à proteção de quem trabalha.

Desde o eSocial, o registro eletrônico é feito pelas informações que a empresa envia ao governo na admissão. Isso não aposentou a ficha: Ela continua sendo o formulário em que o RH junta os dados antes de passar para a folha e para o eSocial, e muita empresa guarda uma via assinada pela pessoa, para provar o que ela mesma declarou.

O custo de não registrar é alto. O art. 47 da CLT prevê multa de R$ 3.000 por empregado sem registro, e de R$ 800 para microempresa e empresa de pequeno porte, com o valor repetido a cada reincidência. A ficha incompleta não gera essa multa sozinha, mas é por ela que a falta aparece na fiscalização e na reclamação trabalhista.

Os campos que uma ficha completa costuma ter:

A ficha que o contador ou o sindicato entrega à empresa quase sempre segue o mesmo desenho. Ela se divide em quatro blocos:

• Dados pessoais: nome, nome social, filiação, data, município e UF de nascimento, estado civil, raça ou cor, escolaridade, endereço e telefones.
• Documentos: CPF, RG, carteira de trabalho com emissão e UF, PIS com a data de cadastro, título de eleitor com zona, seção e emissão, certificado de reservista e carteira de habilitação quando houver.
• Características e saúde: altura, peso, cor dos olhos e dos cabelos, tipo sanguíneo, deficiência, se a pessoa foi reabilitada ou readaptada pelo INSS e sinais particulares.
• Parte da empresa: cargo, data de admissão, salário, se é mensalista ou horista, jornada, benefícios como vale-transporte e vale-refeição, e a autorização ou não do desconto da contribuição sindical.

Os filhos menores de 14 anos entram com nome e data de nascimento, porque são eles que dão direito ao salário-família, e a certidão de cada um vai para a pasta. Quem tem filho pequeno também entrega, conforme a idade, o cartão de vacinação e o comprovante de matrícula na escola.

A ficha de registro no TexRH:

O TexRH tem dois modelos de ficha, e quem escolhe é a empresa, em Configurações. O padrão pede os dados que o contrato de trabalho usa. O modelo "Ficha de registro" acrescenta tudo o que o formulário de registro de empregado pede: Município e UF de nascimento, raça ou cor, telefone residencial, data de cadastro do PIS, emissão e UF da carteira de trabalho, zona, seção, emissão e UF do título, reservista, se é o primeiro emprego, as características físicas e de saúde, até quatro filhos menores de 14 anos e a escolha sobre a contribuição sindical e a taxa assistencial.

Na parte da empresa entram o tipo de salário, mensalista ou horista, e se há desconto de vale-refeição. O cargo, o salário e a jornada continuam sendo decisão da empresa e nunca aparecem para a pessoa preencher.

Com o modelo ligado, a ficha da pessoa ganha a opção de impressão no formato do formulário: A parte do empregado, a parte do empregador, a lista de documentos marcando o que já está na pasta e as linhas para as duas assinaturas, com a logomarca da empresa no topo. Só a administração e o RH imprimem, porque a ficha tem CPF, salário e dado de saúde, e cada impressão fica registrada na trilha de auditoria.

A própria pessoa preenche, o RH confere:

Digitar a ficha a partir de uma foto de documento é onde nasce o erro de CPF e o PIS trocado. No TexRH, o RH gera um link da ficha para a pessoa, que vale por sete dias, e manda pelo WhatsApp ou por e-mail. A pessoa abre no celular, sem criar conta, e preenche os dados pessoais.

Todo campo é obrigatório. O que pode não existir, como telefone fixo, reservista ou carteira de trabalho de papel, pede uma marcação de "não tenho" logo abaixo, e isso tira a dúvida entre o campo esquecido e o dado que a pessoa não tem.

Quem já trabalha na empresa usa o mesmo link para atualizar o cadastro. Antes de ver os dados que a empresa já tem, a pessoa confirma a data de nascimento, com no máximo cinco erros por hora. Sem essa confirmação, a ficha abre em branco, e um link repassado a outra pessoa não mostra CPF, endereço nem conta bancária.

A resposta não entra na ficha sozinha. Ela fica guardada cifrada até alguém da administração ou do RH clicar em "Trazer respostas do link", conferir os campos destacados e salvar. Na atualização, a conferência mostra só o que mudou.

Os documentos chegam junto com a ficha:

No modelo de registro, o link pede dezesseis documentos, na ordem do formulário: Carteira de trabalho, foto 3x4, RG, CPF, título de eleitor, reservista, habilitação, certidão, vacinação, CPF e matrícula escolar dos filhos, comprovante de escolaridade, comprovante de residência, exame admissional, cartão cidadão e um campo para outro documento que a empresa tenha pedido.

Cada arquivo sobe na hora, em foto ou PDF de até 10 MB, é guardado cifrado e passa pelo antivírus. Da mesma forma que os dados, ele só vai para a pasta de Documentos da pessoa quando o RH confere e salva. Link descartado, trocado por um novo ou vencido sem conferência leva os anexos junto.

Quando a ficha é impressa, a lista de documentos já sai marcada com o que está na pasta, e a conferência na hora da assinatura fica mais curta.

O que o TexRH não faz nesta parte:

• Não envia nada ao eSocial. A ficha reúne os dados, e o envio da admissão continua com o contador ou com o sistema de folha da empresa.
• Não assina a ficha de registro por meio eletrônico. A ficha impressa tem as linhas para a assinatura da pessoa e da empresa no papel. O contrato de trabalho, este sim, tem assinatura eletrônica no TexRH.
• Não calcula o salário-família. O sistema guarda os filhos e as certidões; o valor sai na folha.
• Não muda o modelo de outra empresa. Cada empresa escolhe o seu, e a troca vale na hora só para ela.

A ficha é o começo da admissão. Para o resto do caminho, veja a lista de documentos da admissão e o contrato de trabalho CLT gerado pela ficha.