Canal de denúncia para empresas: anônimo de verdade, com protocolo e prazo de resposta

Por que a empresa precisa de um canal de denúncia:

A Lei 14.457/2022 mudou a conversa. O art. 23 obriga as empresas com CIPA, que desde então passou a se chamar Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio, a fixar procedimentos para receber e acompanhar denúncias, apurar os fatos e, quando for o caso, aplicar sanção, sempre com o anonimato de quem denuncia garantido. A mesma lei pede ações de capacitação sobre assédio pelo menos a cada doze meses.

Mesmo onde a lei não obriga, o motivo prático é o mesmo. O problema que não tem por onde sair continua dentro da empresa: vira afastamento, pedido de demissão, ação trabalhista ou uma conversa no grupo de mensagens que ninguém da gestão vê. Um canal registrado transforma o boato em fato com data, e dá à empresa a chance de agir antes de o assunto chegar a um advogado.

O canal não resolve nada sozinho. Ele é a porta. O que decide se ele funciona é o que acontece depois que alguém passa por ela: se a manifestação foi lida, se houve resposta e se quem manifestou não sofreu nada por isso.

Anonimato de fachada e anonimato de verdade:

Muita empresa acha que tem canal anônimo porque o formulário não pede o nome. Só que o formulário está atrás do login, o sistema grava quem estava conectado, o e-mail de aviso sai com o remetente e a foto anexada leva no arquivo o modelo do celular e o lugar onde foi tirada. A equipe percebe isso rápido, e o canal fica vazio.

Na Ouvidoria do TexRH, a manifestação anônima é gravada sem a ficha e sem a conta de quem a escreveu, e a trilha de auditoria da criação não leva usuário nem endereço de IP. O e-mail que avisa a administração e o RH não cita quem manifestou e não leva o relato, que fica só no sistema.

O anexo também é tratado. Antes de ser guardado, cifrado, o arquivo perde os metadados: em foto JPEG ou PNG saem localização, aparelho, data e autor; em PDF saem autor, programa de origem, título e datas. Na manifestação anônima, o nome original do arquivo nunca aparece para quem trata, porque o nome de um arquivo também identifica.

Quem manifesta de forma anônima recebe um protocolo e uma chave de acompanhamento de doze caracteres, mostrada uma única vez. No banco fica apenas o resumo criptográfico da chave, o que significa que ninguém da empresa, nem a administração, consegue recuperá-la ou descobrir de quem ela é.

Denúncia, reclamação e sugestão: três portas e dois prazos:

Nem toda manifestação é denúncia, e misturar tudo esconde a que é grave no meio da que é rotina. O TexRH separa três tipos:

• Denúncia: assédio, discriminação, fraude, risco à segurança, conduta contrária à lei ou às normas internas. Prazo de resposta de 10 dias úteis.
• Reclamação: o que está errado no dia a dia e precisa de providência. Prazo de 15 dias úteis.
• Sugestão: o que pode melhorar. Prazo de 15 dias úteis.

O prazo é contado em dias úteis, de segunda a sexta, descontando os feriados nacionais e também os estaduais e municipais da cidade e da UF cadastradas em Configurações. Cada manifestação passa por quatro situações: recebida, em análise, concluída ou arquivada. Quando a resposta não saiu dentro do prazo, o detalhe da manifestação mostra o prazo vencido, e ela entra no resumo diário enviado à administração e ao RH só com protocolo, tipo e prazo, sem relato e sem autor. O painel de quem trata exibe ainda o indicador de manifestações a analisar.

Quem lê, quem trata e quem não vê:

Qualquer conta da empresa pode manifestar: administração, RH, gestão de equipe e colaboração. Quem lê e trata as manifestações, assumindo, respondendo, concluindo ou arquivando, é a administração e o RH.

A gestão de equipe não enxerga manifestação alheia, e o motivo é simples: a pessoa denunciada pode ser justamente a gestora ou o gestor daquela equipe. Quem tem perfil de gestão vê apenas as manifestações que ela mesma abriu de forma identificada.

A manifestação identificada aparece na lista da Ouvidoria para quem a escreveu. A anônima não aparece em lista nenhuma, nem para quem a escreveu: ela só é aberta pela tela de acompanhamento, com o protocolo e a chave. Quando a resposta sai, a manifestação identificada gera um e-mail para quem a abriu; a anônima não gera e-mail, porque não há para quem mandar, e a resposta fica esperando na tela de acompanhamento.

O canal público com QR, para quem não tem conta:

Parte da equipe nunca vai entrar num sistema: quem trabalha na produção, na limpeza, na entrega, ou quem é de empresa terceirizada. Para essas pessoas, a administração ou o RH liga o canal público, que gera um endereço próprio da empresa e um QR para imprimir numa placa no refeitório, no vestiário ou no mural.

Quem abre o QR registra a manifestação sem login, e toda manifestação desse canal é anônima, com protocolo e chave como no canal interno. Para o endereço aberto não virar porta de abuso, o canal confere se é uma pessoa e não um robô, aceita no máximo três manifestações do mesmo IP em quinze minutos e vinte por hora para a mesma empresa.

O canal público não aceita anexo nem pergunta o setor, de propósito: menos coisa num endereço aberto e nada que exponha a estrutura interna da empresa a quem está de fora. Desligar o canal faz o QR parar de abrir na hora; religar devolve o mesmo endereço, então a placa já impressa volta a valer.

O que entra na manifestação e quanto tempo ela fica guardada:

No canal interno, a manifestação tem o tipo, o assunto, o relato com até seis mil caracteres, as pessoas envolvidas, a data em que o fato ocorreu, o setor e um anexo opcional em PDF, JPEG ou PNG de até 10 MB. A pessoa escolhe, no mesmo formulário, se manifesta de forma identificada ou anônima.

Guardar para sempre não é proteger. Cinco anos depois da resposta, a rotina de expurgo apaga o texto, a resposta, os envolvidos e o anexo da manifestação encerrada; a linha fica apenas para a contagem, com a marca de que foi expurgada.

Uma recomendação que vale mais do que qualquer configuração: responda tudo, mesmo a sugestão que não vai ser adotada. O canal que devolve "recebemos e não vamos fazer, pelo motivo tal" continua recebendo. O que não devolve nada morre no segundo mês.

O que o TexRH não faz nesta parte:

• Não investiga nem decide. O sistema registra, encaminha, conta o prazo e guarda a resposta. A apuração e a eventual sanção são da empresa, pelo procedimento que ela fixou.
• Não é ouvidoria externa. Quem lê as manifestações é gente da própria empresa, da administração e do RH. Se a denúncia envolve justamente quem trata, a empresa precisa de outro caminho, como a CIPA ou uma assessoria de fora.
• Não tem atendimento por telefone. O registro é por escrito, no sistema ou pelo QR.
• O canal público não recebe anexo. Prova em arquivo entra pelo canal interno, de quem tem conta.
• Não faz a capacitação anual. O treinamento sobre assédio que a Lei 14.457/2022 pede é uma ação da empresa, fora do sistema.

A Ouvidoria convive na mesma base com a ficha, os documentos e o contrato de cada pessoa. Para ver o resto da rotina, leia as rotinas e os prazos do departamento pessoal.