Controle de férias dos funcionários: do período aquisitivo ao prazo que dobra o pagamento

As três datas de cada período de férias:

Todo controle de férias se resume a três datas por pessoa, e a planilha costuma guardar só a primeira.

• Fim do período aquisitivo: a cada 12 meses de trabalho, contados da admissão, nasce o direito a 30 dias de férias (art. 130 da CLT).
• Fim do período concessivo: as férias precisam começar dentro dos 12 meses seguintes ao aquisitivo (art. 134 da CLT). É a data que a empresa escolhe quando dar, mas não se dá.
• A dobra: passado o período concessivo com saldo, as férias são pagas em dobro (art. 137 da CLT).

Um exemplo deixa a conta visível. Quem foi admitida em 10/03/2025 completa o primeiro período aquisitivo em 09/03/2026. A partir daí, a empresa tem até 09/03/2027 para que essas férias comecem. Se em 10/03/2027 ainda houver saldo daquele período, ele custa o dobro, e a pessoa já está no meio do segundo período aquisitivo.

O prazo que mais vence é o concessivo, porque ele vence em silêncio: nada trava, ninguém reclama, e a conta só aparece na rescisão ou numa fiscalização.

As regras de marcação que mais geram erro:

Depois de saber quando a pessoa pode sair, vem o como. Estas são as regras que mais aparecem em discussão trabalhista:

• Aviso: a concessão é comunicada por escrito com pelo menos 30 dias de antecedência (art. 135 da CLT).
• Pagamento: até dois dias antes do início do descanso (art. 145 da CLT).
• Fracionamento: com a concordância da pessoa, as férias podem ser divididas em até três períodos, sendo um de pelo menos 14 dias corridos e os outros de pelo menos 5 dias cada (art. 134, § 1º, da CLT).
• Início: as férias não podem começar nos dois dias que antecedem feriado ou dia de repouso semanal remunerado (art. 134, § 3º, da CLT).
• Abono pecuniário: a pessoa pode pedir para converter um terço das férias em dinheiro (art. 143 da CLT). O pedido é dela, não da empresa.

Nenhuma dessas regras é difícil. O que derruba o controle é a quantidade: com trinta pessoas, cada uma com o próprio aniversário de admissão, a lista de datas passa do que alguém confere à mão toda semana.

Como o TexRH calcula as férias de cada pessoa:

O TexRH não pede que alguém digite o saldo. Ele calcula a partir de duas coisas que já estão no sistema: a data de admissão da ficha e as solicitações de férias aprovadas.

A cada período aquisitivo completo nascem 30 dias. Os dias gozados abatem os períodos do mais antigo para o mais novo, que é como a lei manda e como a contabilidade confere. Até a data de aniversário tem regra: quem foi admitida em 29 de fevereiro tem o período fechado no dia seguinte, 1º de março, nos anos que não são bissextos, como pede o Código Civil, e não um dia antes.

Na ficha de cada pessoa, o cartão de férias mostra o período aquisitivo de referência, os dias de direito, os dias gozados, o saldo e o fim do período concessivo, com uma situação em destaque:

• Em aquisição: o primeiro período ainda não fechou.
• Saldo a gozar: há dias de direito e o prazo está folgado.
• Prazo terminando: o período concessivo acaba em até 60 dias e ainda há saldo.
• Vencidas: pagar em dobro: o prazo passou com saldo.

A própria pessoa vê o mesmo cartão no perfil dela, o que reduz a pergunta "quantos dias eu tenho?" que chega ao RH toda semana.

O pedido de férias, da solicitação à aprovação:

As férias entram no TexRH como uma solicitação, com data de início e data de fim. A colaboradora ou o colaborador pede pelo próprio acesso; quem tem perfil de gestão, a administração e o RH também podem registrar o pedido em nome de alguém da equipe.

Na tela do pedido, o saldo aparece antes do envio: quantos dias restam, de qual período aquisitivo e até quando as férias precisam começar. Se o prazo já passou, a mesma caixa avisa que aquelas férias são pagas em dobro.

Quem decide é a administração ou o RH. A aprovação pode levar um comentário e a recusa exige um motivo escrito. A decisão vai por e-mail para a pessoa que pediu, com o período e o nome de quem decidiu, e a solicitação aprovada passa a abater o saldo na hora. No relatório do período, as férias e os afastamentos aprovados aparecem por pessoa e por setor, com exportação em planilha.

O aviso que chega antes da dobra:

Calcular é metade do controle. A outra metade é alguém olhar a lista na hora certa.

Todo dia, às sete da manhã, o TexRH envia à administração e ao RH um resumo com as pendências da empresa, e as férias são uma das listas: quem está com o período concessivo terminando em até 60 dias com saldo, e quem já passou do prazo. A lista vem ordenada pelo caso mais urgente. No mesmo e-mail aparecem os contratos de experiência que terminam em até 15 dias e os documentos vencendo. Quando não há nada em nenhuma das listas, o e-mail não sai, para não virar ruído que a equipe aprende a ignorar.

Sessenta dias é a janela escolhida de propósito: dá tempo de combinar o período com a pessoa, de cumprir os 30 dias de aviso e de fazer o pagamento dois dias antes, sem correria.

Estágio, temporário e PJ não seguem a regra da CLT:

Um erro comum de planilha é aplicar a regra da CLT a todo mundo. O TexRH faz o cálculo de férias só para vínculo CLT e explica, no cartão da ficha, a regra de cada um dos outros:

• Estágio: não tem férias da CLT, tem recesso de 30 dias a cada 12 meses, proporcional quando o estágio dura menos, de preferência nas férias escolares e remunerado quando há bolsa (art. 13 da Lei 11.788/2008). O TexRH soma 2,5 dias por mês completo de estágio, e não existe terço nem dobra. Veja o termo de compromisso de estágio.
• Trabalho temporário: não há período concessivo; as férias proporcionais são pagas no fim do contrato (Lei 6.019/1974).
• Contrato PJ: não há férias da CLT; o descanso segue o que o contrato de prestação de serviços combinar.

O que o TexRH não faz nas férias:

• Não calcula o valor. Remuneração de férias, terço constitucional, abono e encargos são da folha de pagamento, e o TexRH não faz folha.
• Não reduz o direito por faltas. Como o TexRH não registra faltas, o direito considerado é sempre de 30 dias por período. Quem cai na redução do art. 130 da CLT, de 24, 18 ou 12 dias, ajusta com a contabilidade.
• Não trava o fracionamento nem o aviso. A regra dos três períodos e a do aviso de 30 dias aparecem explicadas no cartão, mas o pedido não é bloqueado por elas: quem aprova confere.
• Não registra ponto. Jornada, banco de horas e hora extra são do TexPonto, o ponto eletrônico da família Tex.

O fechamento do mês, com as férias aprovadas, as admissões e os desligamentos, é a ponte com quem faz a folha. Veja as rotinas e os prazos do departamento pessoal.